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Ctrlbox Project v2.3项目管理用户手册(二)——应用基本概念

不同的组织使用Ctrlbox Project应用管理和追踪不同类型的任务。 根据你企业的具体需求来决定如何使用Ctrlbox Project。

2017年10月

二、Ctrlbox Project应用基本概念

2.1 什么是任务

不同的组织使用Ctrlbox Project应用管理和追踪不同类型的任务。 根据你企业的具体需求来决定如何使用Ctrlbox Project。

一个任务可以是完成一个幅图片的设计,一个文档的编写,一个需要解决的技术难题或者是需要召开的一个讨论会议等。

2.2 什么是任务列 

一个项目任务列是这个项目中某一类任务的分类集合。每个项目都可以根据项目的要求,横向设置多个任务列;也可以根据需要,纵向设置多级任务列,即一级任务列-二级任务列-三级任务列……。

原则是层级不限,但一般建议最好不要超过三级。

例如, 一个软件研发项目可以设置“需求分析”,“界面设计”,“开发”等横向的同级别的一级任务列。“需求分析”一级任务列下,可以继续设置“需求调研”、“方案设计”等第二级任务列。 

实施上,任务列来自项目管理中的WBS。

在项目管理中,项目经理会将项目,分解为一系列WBS(工作分解结构),通常理解为一系列工作或待处理事项。 这是一个项目管理中,尤其是项目计划阶段来说最重要的工作。

而一个任务列就是WBS中的一类工作或待处理事项。任务列中的一个个任务,就是WBS中最小的工作包。 

当然,用户可以根据企业实际需求,通过管理后台,为每个项目设置相同并且固定的任务列,也可以不设置固定的任务列,有项目组成员根据项目自身特点自行创建。

!项目中的任务必须隶属于一个任务列,对于一个比较小型的项目,可以使用系统自动显示的“默认”任务列。

2.3 什么是项目

Ctrlbox Project的项目是根据你的企业组织需要定制的,一个项目是众多任务的集合。

例如, 一个Ctrlbox Project项目可以是:

● 一个软件、医药、机械研发项目

● 一项市场推广活动

● 一个施工项目

● 一场年会

其他任务采用项目化管理的经营管理活动

每个任务必须属于一个项目。 每个项目都有 项目名称 (例如2017年度年会) 以及 一个 项目关键字 (例如 会议)。 

项目关键字是项目中所有 问题编号的前缀。

例如 Meeting-101, Meeting-102, 等。

2.4 什么是项目集 

项目集是一类项目的集合,项目集里的项目即可以彼此毫无关系,也可以彼此有一定相关性。但一定在项目的类型、管理模式等方面存在一定的共性。

一个项目集可能是一个部门的项目的集合,也可能是一类项目的集合,也可能是一个大型项目被拆解的一个个子项目。

当然,管理员可以根据企业实际需求,通过管理后台,设置企业的项目集。项目管理人员只能在设置好的项目集中创建项目。 

2.5 什么是任务视图

 Ctrlbox Project应用支持多种展示和浏览任务的方式,以满足不同场景下对任务查看方式的差异化要求。各种视图之间可以通过视图切换器任意切换。

2.5.1 卡片视图

以卡片的方式展示任务及信息,一个卡片就是一个任务。卡片视图是Ctrlbox Project应用中默认的任务展现方式。

卡片式视图是一种让用户在视觉上感受很舒适的任务展现方式,同时也带来了让人愉悦的任务信息“速览”体验。 

2.5.2 列表视图

以列表的方式展示任务及信息,并以树状结构展示出任务的层级关系,一条信息就是一个任务。

列表视图是一种可以让用户在同一页面内,浏览到最大化数量的任务的展现方式。 

2.5.3 日历视图

以日历的方式展示任务及信息。日历视图包括包括日、月和周视图,方便用户查看自己每天、每周、每月的任务计划等。 

2.5.4 甘特图

一种预定义的视图,在视图的左侧以树状结构的形式显示任务结构及任务信息,在视图的右侧显示与任务工期对应的永道条形图。

2.5.5 网络图

网络图是项目计划的另一种表现形式,网络图中的每个结点代表一项任务,节点之间的连线表示任务之间相关性。

与“甘特图”的区别是没有树状的任务分解结构,但是网络图对于明确任务之间的相关性有比较大的优越性,而且可以通过节点表示很丰富的任务相关信息, 

2.5.6 燃尽图

燃尽图是在项目完成之前,对需要完成的工作的一种可视化表示。燃尽图有一个Y轴(工作)和X轴(时间)。

理想情况下,该图表是一个向下的曲线,随着剩余工作的完成,“烧尽”至零。燃尽图向项目成员提供工作进展的一个可视化公共视图。 

Ctrlbox的项目管理应用中还有更多个性化任务视图,您可以通过插件商城浏览并根据需要安装您的个性化视图。 

2.6 项目成员

每一个项目都有一个参与者构成的团队。这些参与这一般来自组织内部。团队内部根据职责,担任不同的角色,包括项目管理者、项目执行者、监督者等等。

在Ctrlbox Project应用中成员管理是重要的功能模块。在这个模块中,可以定义项目中的成员,并可以实现对每一个成员的个性化权限设置。

除组织内部的团队成员外,本模块还可以管理客户、项目相关者等外部人员。

可以允许他们以游客的身份,临时获得参与、浏览某一个或多个具体任务,或者参与、浏览整个项目的权限。

这种贴心的功能设计,可以满足类似这样的场景:客户希望能直接在任务页面中,与参与该任务的成员讨论、沟通,查看任务的成果物,比如最新设计稿,并通过任务页面中的白板功能,在线讨论设计稿的修改。

并将这些记录保存在任务页面中,从而避免因为邮件沟通带来的各种问题。 

本模块可以与您已经购买的Ctrlbox HR应用集成,从而与人力资源部门实现信息和工作协同。 

2.7 资源

项目拥有者在项目开始后会制定合理的项目资源计划,主要输出是一份资源需求清单,包含人力资源,设备和材料等。

同时也通过资源计划,来落实和管理项目成本等预算项。

Ctrlbox Project应用中提供了一个“资源库”,可以管理组织内项目中可能会使用到的各种资源。

这些资源库中包括了资源的各种信息,比如名称、所属类别、价格等各种明细;以及资源在各种项目中的历史使用情况,当前使用情况,以及未来计划使用情况。 

而在某一个具体的项目中,用户可以很方便的根据计划使用资源库中的资源。

并随时查阅在项目进行过程中资源的使用情况,包括资源的计划量,实际使用量,以及相应的成本信息。

系统还提供了“资源趋势图”,让用户以可视化的方式查看资源的变化曲线。 

本模块可以与您已经购买的Ctrlbox Project进销存系统集成,从而打通项目资源与仓储库存的管理,最终实现组织层面的供应链一体化管理。

2.8 项目文档

项目文档模块允许用户在系统中管理项目过程中的各种文档。用户可以将本地的各种格式的文档上传到线上,存储在自定义文件目录中,并在任何可以登录系统设备上下载查阅文档。

当然,这些行为都必须经过授权。这种授权可以精确到项目中的任意一名成员。

最重要的是,本模块可以自动汇总用户在任务页面上传的各种任务成果物和文件,并以结构化的文件目录存储和呈现。

本模块还可以与您已经购买的Ctrlbox文档应用集成使用,从而满足组织级的文档和知识管理,为您的团队和组织带来更大价值。 

2.9 财务

财务管理是Ctrlbox中记录和管理项目预算、费用支出、待收款等项目财务信息的功能模块。并可以根据项目的财务信息,生成项目的财务利润报表等。

本模块支持与您已经购买的Ctrlbox FIN应用或者与其他第三方财务管理软件集成。 

2.10 统计报告

从项目的各个维度查看、统计项目的整体状况。 

2.11 Home页

Home页面是Ctrlbox中的信息聚合页面,也被称为“门户”页面。

当您登录Ctrlbox Project后,会在本页面中看到它聚合的来自Project应用中的与您相关的信息,主要包括任务、统计分析等。

当您的公司使用多个Ctrlbox中的应用时,它会聚合您在Ctrlbox各个应用中的信息,从而方便您速览各种信息,并通过这些信息,快速进入各个应用。


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